Hilavitkutin.com tarjoaa tällä kertaa laajan artikkelin koskien yritysmaailmaa, videoneuvottelujärjestelmiä ja laitteistoja. Artikkelissa esitellään myös rakentamaani ”Videoneukkaria”.

Yrityksien ottaessa paremmin huomioon matkustamisesta aiheutuvat kulut ja ekologiset vaikutukset, ovat videoneuvottelujärjestelmät ja pikaviestimet kuten Skype saaneet tuulta siipiensä alle. Koska kovinkaan monella suomalaisyrityksellä ei ole varaa ostaa itselleen valmiita, jopa satoja tuhansia euroja maksavia videoneuvotteluhuoneita, on ratkaisua etsittävä jostain ilmaisen ja kalliin välimaastosta.

Kustannusten puolesta videoneuvottelujärjestelmät ovat hyvinkin tervetulleita. Työympäristössäni tekemästä tutkimuksesta selviää että yksittäisen työntekijän matkustuskulut voivat helposti nousta yli kymmenen tuhannen euron vuodessa. Nyt kyse ei ole pelkästään yhdelle ihmiselle rakennettavasta ratkaisusta vaan apu tarjoutuu kaikille yrityksen työntekijöille ja näiden kanssa kommunikoiville yhteistyökumppaneille.

Rahakaan ei ole aina se ratkaiseva tekijä vaan on otettava myös huomioon aika. Esimerkiksi matkustaminen junalla tai lentokoneella Kuopiosta Helsinkiin voi tuntua helpolta ja luonnolliselta tavalta osallistua kokoukseen, mutta saattaa käytännössä vaatia kahden työpäivän verran aikaa jonka päälle tulee laskea myös se aika jonka joutuu olemaan poissa kotoa. Ei siis tunnu kovinkaan järkevältä tuhlata kahden tunnin kokouksen takia 36 tuntia aikaa. Tietenkin on tilaisuuksia joissa on tärkeää olla kasvotusten saman pöydän ääressä, mutta rutiininomaisten kokousten tai neuvotteluiden siirtäminen bittimuotoon on ehdottomasti järkevä ajatus.

Uudet työtavat ja tekniikat tuntuvat pelottavan ihmisiä eikä rahan säästön tulisi olla ainoa motivaatio videoneuvotteluiden käyttöönotossa. Jotta siirtyminen videoneuvotteluaikaan kävisi mahdollisimman kivuttomasti, on otettava heti ensimmäisenä huomioon käytettävä laitteisto ja sen luotettavuus. Yrityksessä johon tätä selvitystyötä teen, on tärkeää että kokoukseen pääsee omalta työkoneelta sekä myös yhteisestä kokoushuoneesta. Seuraavaksi siis hyväksi havaittuja huomioita ja laitteita.

Laitteistot ylimmän kuvan ”videoneukkarissa”:

Tässä huoneessa halusin ensitöikseni päästä eroon katossa riippuvasta videotykistä johtuen sen huonosta kuvanlaadusta ja siitä tosiseikasta että kokoustajien täytyisi jatkuvasti katsoa yläviistoon. Videotykki näin pienessä huoneessa on huomattavasti helpompi korvata esimerkiksi kuvassa näkyvällä 55” tuumaisella Full-HD telkkarilla. Kyseinen telkkari on Samsungin 6-sarjalainen vuodelta 2009 ja mikäli olet etsimässä itsellesi suhteellisen halpaa, mutta erittäin hyvää televisiota, suosittelen ehdottomasti etsimään itsellesi kyseistä sarjaa olevan telkkarin. Itse hankin samanlaisen, mutta 46-tuumaisen kotikäyttöön viime kesäkuussa hintaan 899€ . Viimevuoden ja tämän vuoden mallin suurimmat erot taitaa olla lähinnä kehysten muotoilussa. Tämän vuoden mallia näyttäisi olevan nyt myynnissä hintaan 999€. Yleisesti ottaen TV:tä valitessa kannattaa ensisijaisesti harkita joko Sonyn tai Samsungin laitteita. Kuvan 55” tuumaisen TV:n ostohinta oli 1899 euroa (alkuperäinen hinta 2700 euroa).

(Vinkkinä: LE46B655 tarkoittaa Samsung 46-tuumainen, B = 2009 C= 2010, 6XX = 6-sarja, XX = kehysten väri)

Voisi helposti luulla että videoneuvottelulaitteiston tärkein ominaisuus olisi hyvä kuva ja videon laatu, mutta testauksien ja käyttäjäkokemusten myötä ääni meni huomattavasti kuvaa edelle tärkeysjärjestyksessä. Äänentoisto ja tallennus oli yksi haastavimmista kokonaisuuksista selättää. Hyvä kuulokemikrofoni hoitaa hommansa moitteetta, mutta on otettava huomioon myös käyttäjän tottumukset. Esimerkiksi parran tai tukan rapsuttaminen sekä muut normaalit vartalon eleet saattavat helposti tallentua myös kanssa kuulijoiden korviin. Fakta on myös se, että harvempi mielellään laittaa kuulokkeita päähän jos on aamulla käyttänyt yhtään enempää aikaa tukkansa laittamiseen. Suosittelenkin siis ehdottomasti hyvän kaiutinmikrofonin hankkimista, jotta videoneuvotteluista saa kaiken irti.

Kuvassa ClearOne Chat 150 kaiutinmikrofoni

Löysin pienen tutkinnan jälkeen paljon suosituksia koskien laitetta nimeltä ClearOne Chat 50 tai 150. Soitin laitetta maahantuovalle Electro Waves Oy:lle josta ystävällisesti lähetettiin molemmat mallit testausta varten. Jo laitteiden pikainen testaus paljasti eron tavallisiin kannettavien tietokoneiden ja web-kameroiden mikrofoneihin. Laite tallentaa tarkasti puhujan äänen suodattaen samalla muun taustahälinän. Hyvänä esimerkkinä tehokkuudesta kertoo se, että soitin nettiradiota samaan aikaan kun keskustelin Skypessä, eikä kanssapuhujalla ollut mitään hajuakaan musiikista vaikka välimatkaa kaiuttimen ja mikrofonin välillä on vain noin sentin verran. Toistettava äänikin on keskusteluihin aivan täydellinen. Ääni tulee pelkistettynä jolloin puhujan ääni on erittäin selkeä ilman sellaista ärsyttävän terävää säröä, juuri niin kuin sen pitääkin tulla puheluissa. Muussa käytössä laite toimii loistavasti yksinkertaisena tietokoneen kaiuttimena, sillä tasainen ääni mahdollistaa hyvin esimerkiksi musiikin kuuntelun ilman että basson pauke kuuluu viereiseen toimistoon. ClearOne Chat 50 malli on toiminnoiltaan riittävä omaan toimistohuoneeseen ja kokoushuonetta varten kannattaa ehdottomasti valita isompi Chat 150 malli jossa ääni tallennetaan kolmella mikrofonilla. Chat 50 malli maksaa noin 180 euroa ja isompi neuvotteluhuoneeseen tarkoitettu Chat 150 malli noin 400 euroa. Kovasta hinnastaan huolimatta ehkä parhaimpia sijoituksia joita voi toimistolleen hankkia, myös vaikka käyttäisikin pelkästään Skypeä.

Kuvassa ClearOne Chat 50 kaiutinmikrofoni

Kameroiden suhteen valinnanvaraa on erittäin paljon, mutta kokoonpanossa ollaan oltu tyytyväisiä aikaisemmin testattuun Microsoftin HD-5000 web-kameraan. Myös kannettavien tietokoneiden sisäänrakennetut web-kamerat välttävät aivan mainosti. Esimerkkinä käytetyssä kokoushuoneessa kuvan kanssa kuitenkin muodostuu ongelma, sillä kameran kuvaama kulma ei ole tarpeeksi laaja jotta kaikki pyödässä olijat saataisiin mahtumaan kuvaan. Yrityksistäni huolimatta en onnistunut löytämään sellaista ohjelmaa taikka ajuria joka mahdollistaisi kahden kameran liittämisen yhteen tietotokoneeseen, jolloin kuvat yhdistämällä saataisiin aikaan leveämpi kuva molemmilta puolilta pöytää. Markkinoilla on kyllä esimerkiksi 360 astetta ympärilleen kuvaavia neuvottelukameroita kuten Polycomin Roundtable (Entinen Microsoftin Roundtable), mutta usean tuhannen euron hinnasta johtuen sellainen ei ole kovinkaan monessa yrityksessä varteenotettava vaihtoehto.

Kuvassa hieno Microsoftin Arc näppäimistö joka kiertää helposti henkilöltä toiselle.

Itse videoneuvotteluohjelmistojen puolella testausta riitti melkein loputtomiin saakka. Tärkeimpiä ominaisuuksia on useimmiten helppokäyttöisyys, yleisimpien käyttöjärjestelmien tuki, luotettavuus, tietoturvallisuus ja tietenkin hinta. Työpaikallani varsinkin helppokäyttöisyys ja luotettavuus nostettiin korkeimmalle sijalle. Tärkeäksi laskettuja ominaisuuksia ohjelman sisällä on myös esimerkiksi virtuaalinen liitutaulu, tiedostojen jako, samanaikainen dokumenttien muokkaus ja tietokoneen näytön näkymän jakaminen.

Videoneuvotteluohjelmista varteenotettavimmat vaihtoehdot olivat Elisan Videoneuvottelu (Cisco WebEx), Microsoftin Office Live Meeting sekä Adoben Connect Pro. Elisan Videoneuvottelu olisi palveluna ja ominaisuuksiltaan melko hyvä, mutta jo niinkin pieni ongelma kuin puhuminen muodostui ylitsepääsemättömän vaikeaksi ongelmaksi. Aina kun halusin ilmaista itseäni puhumalla, jouduin painamaan ctrl-näppäimen pohjaan, kun taas toinen osapuoli luritteli minulle ilman minkäänlaista näppäimen painallusta. Yritin etsiä kyseiseen toimintoon vaikuttavaa valintaa asetuksista, mutta turhautumisen myötä tulin siihen tulokseen, että jos minä nörttinä en selviä näin yksinkertaisesta ongelmasta ilman tukipalveluun soittamista, en todellakaan voi pitää kyseistä järjestelmää helppokäyttöisenä ja hyvänä vaikka muuten ominaisuudet olivatkin kohdallaan. Office Live Meeting tyssäsi jo itse asiassa aikaisemmin. Kokeiluversion käyttöönoton alussa täytyi kirjautua jonnekin todella kummalliseen hallintapaneeliin netissä, jossa haluttujen asetusten jälkeen järjestelmä vaati kirjautumaan uudestaan sisään. Yritin ja yritin ja tiesin tarkalleen että tunnukset ovat täsmälleen oikein kirjoitettuna, mutta järjestelmä ei enää päästänyt minua sisälle. Ei siis tullut kesää Officen Live Meetingillekkään ajatellen sitä käyttäjäkuntaa joka kyseistä palvelua tulee käyttämään. Ainoa vaatimukset täysin täyttävä ja hyvän fiiliksen jättävä ohjelma oli Adoben Connect Pro jonka ehkä ainoana negatiivisena puolena voisi pitää parin tonnin vuotuisia maksuja. Kyseisessä ohjelmassa kaikki ongelmatilanteet saatiin ratkottua nopeasti ja systeemin helppokäyttöisyys yllätti monet. Myöskin ulkoasun ja työympäristöjen muokkaaminen esimerkiksi yrityksen logoin on ihan mukava ajatus. Adobe Connect Pro tuntuukin saavuttavan suosiotaan yritysten keskuudessa sekä yliopistomaailmassa. Suosittelen siis ehdottomasti kokeilemaan Connect Pron 30 päivän kokeilua ja mahdollisessa hankintatilanteessa kääntymään joko Humap Oy:n tai Ilona-IT:n puoleen joista teille varmasti mielellään demotaan hieman ohjelman käyttöä.

Lukijat, onko teidän yrityksessänne käytössä videoneuvotteluohjelmia tai pikaviestimiä ja minkälaisia käyttäjäkokemuksia teillä on niiden työkäytössä.

Edellinen artikkeliAmazon Kindle 3 ekirjalukijan laatikosta poisto ja ensivaikutelmia
Seuraava artikkeliValeo Beamatic Premium -ajovalojärjestelmä mahdollistaa pitkien valojen pitämisen päällä jatkuvasti

17 KOMMENTIT

  1. ”Yleisesti ottaen TV:tä valitessa kannattaa ensisijaisesti harkita joko Sonyn tai Samsungin laitteita.”

    Mielenkiintoinen väite tuo. Nekö ovat firmat joilta olette testeihin laitteita saaneet ilmaiseksi? 😀

  2. Tuommoisessa käytössä luulisi olevan tärkeämpää näytön mattapintaisuus, että heijastukset jäävät minimiin = näkee mitä siellä näytöllä on… Tämä menikin sitten vaikeaksi töllön valinnassa kun muuten järkevistä vehkeistä taitaa sonyllä olla yksi ainut malli missä on edes jollain tavalla matta paneeli. Ja sekin ryssii SD-skaalauksen vähän sinnepäin, jolloin siitä ei taas ole kotikäyttöön…

  3. @ Otto, nuo Sony / Samsung valinnat johtuu siitä että tällä hetkellä omaavat markkinoiden parhaat kuvanparannuspiirit. Kun valkkailin tuota töllöä omaan käyttöön niin tuli lueskeltua aika paljon hifistien juttuja foorumeilta, eli muiden suusta kuultuja juttuja on iskostunut päähän. Ei ole kumpikaan firma antanut yhtään telkkaria testaukseen 😀

    @Giraffi, ainakin tuo Samsungin näyttö kestää heijastukset todella hyvin eli laadukas paneeli kyseessä. Kyseisen paneelin kehitys maksanut huhujen mukaan miljardi dollaria. Toimiston entistä videotykkiä pitää käyttää melkein pimeässä huoneessa että kuvasta voisi edes jotenkuten nauttia, TV:n kanssa taas saa olla kaikki sälekaihtimet auki ja valot päällä ja hyvin toimii.

    Kieltämättä aika rohkeaa sanoa Samsungin ja Sonyn telkkareita parhaaksi vaihtoehdoksi kun tietää että suomalaisissa kodeissa taitaa olla aika paljon LG:n ja Philipsin telkkareita myös 😀

  4. Noi videoneukkarit ovat todella kökköjä. Teimme itse videneukkarin tavallisen sip-serverin pohjalle, joka välittää noi neuvottelupuhelut ja sen jälkeen standardia kuvakoodekkia ja avoimia ohjelmia käyttäen saimme oikein hyvät neukkariyhteydet tehtyä. Alustana Ubuntu linux useimmissa kokoonpanoissa, mutta myös Windows koneiden softilla saatiin homma toimimaan. Pikaviestipalvelimet tehtiin Openfirella ja eJabbered alustoilla. Openfire kykenee hoitamaan myös tuon sip-signaloinnin neukkareille, joten sipilla homma hoituu. Tuo hardis koneisiin tehtiin laadukkailla web-kameroilla ja kunnon mikeillä. Hintaa pistettä kohden tulee max 1000€. Nuo Ciscon ja vastaavien neukkarit maksavat vain liian paljon hyötyynsä nähden. ns kuluttajakamalla saa saman aikaiseksi, eli kuvayhteyden ja tarvittaessa työpöydän näkymän jaon, tiedostojen jaon yms sellaisen kokuskäytäntöön liittyvän hyödykkeen. Noista se lähtee. Pitäis varmaan kattoa Open source puolen netconference alustoja. Niitäkin varmaan on? Onko niitä – anybody?

  5. Hei,
    yksi hyvä vaihtoehto on Vidyo, jolla pääsee tarvittaessa aina teräväpiirtoon asti.
    Vidyo käyttää asymmetrisiä streameja, jonka ansiota se soveltuu erityisen hyvin työasemapohjaisiin monipisteneuvotteluihin.

    Lisätietoja sähhköpostilla [email protected] tai vaikka minulta suoraan: [email protected]

  6. Nämä varmasti soveltuvat kotikäyttöön, mutta yrityspuolen ja julkishallinnon laatu- ja tietoturvavaatimuksia tämän tyyppiset ratkaisut eivät täytä. Toisaalta hyvä, että ihmiset ovat kiinnostuneita visuaalisen kommunikaation tarjoamista mahdollisuuksista!

  7. Toidella mielenkiintoinen ja hyvin informatiivinen paketti videoneuvotteluhuoneen käytännön kasaamisesta ja käyttöönotosta, tätä on mietitty mutta toistaseksi se kuulokemikki ja skype on hoitanut tämän ns oikean videoneuvottelun virkaa..

    Ehkä tässä vielä innostutaan..

  8. Kiitos positiivisesta palautteesta!

    Pitää jossain vaiheessa heittää vaikka vähän jotain videomateriaalia noista ClearOnen laitteista YouTubeen. Lähiaikoina pitäisi tulla myös pari Logitechin kameraa ja yhdet kuulokemikit testaukseen, tehdään niistä sitten vaikka pieni videoarvostelu.

  9. Tässä työpaikassa on tärkeää että homma pyörii ilman IT-puolen tukea, eli tarvittaessa saadaan soitettua jonnekkin ja sen kautta korjailtua homma kuntoon. Eli rakennuskohde on itseasiassa sosiaalialan puolelle, joten yksinkertainen, kaupallinen ratkaisu tuntu tässä tilanteessa parhaalta ratkaisulta. Eri homma olis jos kyseessä olisi vähän teknisempi yritys. Itsekkin kannatan avoimen lähdekoodin ratkaisuja aina kun mahdollista, tietenkin tilanteen mukaan. Myös se että olemme ”verkon” takana jumissa, esti IP-pohjaisen ”perinteisen” videoneukkarin rakentamisen joten HTTP-pohjainen ratkaisu oli tällä kertaa ainoa mahdollisuus. Tiedän kyllä että esimerkiksi lapin alueella vastaavassa yrityksessä käytetään suomalaista Arctic Communicatoria jota viimeksi tavatessa kehuivat maasta taivaaseen 🙂

  10. Kiitos hyvästä katsauksesta. Adobe Connect ja siihen liittyvät koulutus- ja konsultointipalvelut ovat tosiaan Humapin valikoimissa. Humap Oy:n tytäryhtiö Humap Software Oy on meillä varsinainen jälleenmyyjä ja palvelun tuottaja.

  11. en vielä koskaan nähnyt wintoosaan perustuvaa luotettavaa ja toimivaa videoneuvottelujärjestelmää

  12. Connect Pro on rakennettu flashin päälle jolloin toimii kaikissa käyttiksissä eikä varsinaisesti ole missään kiinni muuta kuin palvelimen merkeissä. Tuo kyseinen ohjelma toimii muuten esimerkiksi Nokian n900 puhelimessa täysin normaalisti samalla näkymällä kuin tietokoneellakin.

  13. Niin, siis arctic communicatorilla on suomalaisen tuotteen kanssa yhtäpaljon tekemistä kuin saksantuontiautolla joka nyt satutaan maalaamaan uudelleen Suomessa.

    AC:n toteutus on se että otetaan valmissofta ja tehdään siihen insinööreille soveltuva käyttöliittymä suomeksi päälle. Ei siis suomalainen softa, vaan softa johon on tehty suomenkielinen käyttöliittymä.

    Lisäksi Webexin ja Livemeetingin vertaaminen videoneuvotteluun on niin väärin että, kyseessä on verkkoneuvotteluohjelmistot joissa toteutus on lähtenyt materiaalin jakamisen lähtökohdista. Videoneuvotteluratkaisuissa toteutus lähtee videokuvan ja äänen lähtökohdista ja materiaali tulee toissijaisena. Videohuoneita voi toteuttaa HD ja FULL HD laatuisena laadukkailla laitteilla parista sadasta eurosta kuussa ylöspäin tai laitteet ostamalla muutamalla tuhannella eurolla. Nuo satojen tuhansien eurojen laitteet on telepresence huoneita ja niissäkin on turha puhua enää nykyisin sadoista tuhansista euroista.

    Vähän osaamista ja ammattitaitoa kirjoitteluun, lähdekritiikki tietysti lukijoillekin. Sinänsä kirjoittajalle pisteet siitä että ihan hauskaa virittelyä ollut kun on tuota kasannut. Markkinoilla on monta firmaa jotka tarjoaa juuri noita pienistä paloista kasattuja viritelmiä. Se miten niiden tukemisen ja käyettävyyden kanssa on niin on ihan eri juttu. Pikkufirmoille joissa on pelkkiä IT kavereita töissä niin mikäs siinä, mutta kun isommissa firmoissa on käyttäjiä joiden ei tarvitse osata tekniikkaa vaan pelkästään hyödyntää sitä.

  14. Se on totta että jos videnoeukkaria tarvitaan oikeasti ja halutaan varmasti toimiva järjestelmä – kannattaa ostaa valmiit laitteet ja palvelu.
    On kuitenkin lukuisia pieniä yrityksiä sekä isojakin yrityksiä joissa videokonferenssin tarve on niin pientä ettei siihen haluta panostaa tuhansia euroja. Siksi on hienoa että joku testaa vaihtoehtoja.

    Esimerkiksi tuo BigBlueButton voisi olla aivan mainio sovellus tuohon käyttöön. Mietippäs jos joku onkin testannut tosikäytössä jotain ilmaista sovellusta ja todennut sen hyväksi, ostaa muutamalla satasella microfonin ja web-kameran, pistää neukkarin pystyyn olemassaolevan tykin/taulutv:n kera. Sekös Videomiestä harmittais. Ei pysty enää perustelemaan yrityksille tuhansien eurojen panostusta jos saman saa satasilla???

Kommenttien lisääminen on estetty.