Hilavitkutin.com tarjoaa tällä kertaa laajan artikkelin koskien yritysmaailmaa, videoneuvottelujärjestelmiä ja laitteistoja. Artikkelissa esitellään myös rakentamaani ”Videoneukkaria”.
Yrityksien ottaessa paremmin huomioon matkustamisesta aiheutuvat kulut ja ekologiset vaikutukset, ovat videoneuvottelujärjestelmät ja pikaviestimet kuten Skype saaneet tuulta siipiensä alle. Koska kovinkaan monella suomalaisyrityksellä ei ole varaa ostaa itselleen valmiita, jopa satoja tuhansia euroja maksavia videoneuvotteluhuoneita, on ratkaisua etsittävä jostain ilmaisen ja kalliin välimaastosta.
Kustannusten puolesta videoneuvottelujärjestelmät ovat hyvinkin tervetulleita. Työympäristössäni tekemästä tutkimuksesta selviää että yksittäisen työntekijän matkustuskulut voivat helposti nousta yli kymmenen tuhannen euron vuodessa. Nyt kyse ei ole pelkästään yhdelle ihmiselle rakennettavasta ratkaisusta vaan apu tarjoutuu kaikille yrityksen työntekijöille ja näiden kanssa kommunikoiville yhteistyökumppaneille.
Rahakaan ei ole aina se ratkaiseva tekijä vaan on otettava myös huomioon aika. Esimerkiksi matkustaminen junalla tai lentokoneella Kuopiosta Helsinkiin voi tuntua helpolta ja luonnolliselta tavalta osallistua kokoukseen, mutta saattaa käytännössä vaatia kahden työpäivän verran aikaa jonka päälle tulee laskea myös se aika jonka joutuu olemaan poissa kotoa. Ei siis tunnu kovinkaan järkevältä tuhlata kahden tunnin kokouksen takia 36 tuntia aikaa. Tietenkin on tilaisuuksia joissa on tärkeää olla kasvotusten saman pöydän ääressä, mutta rutiininomaisten kokousten tai neuvotteluiden siirtäminen bittimuotoon on ehdottomasti järkevä ajatus.
Uudet työtavat ja tekniikat tuntuvat pelottavan ihmisiä eikä rahan säästön tulisi olla ainoa motivaatio videoneuvotteluiden käyttöönotossa. Jotta siirtyminen videoneuvotteluaikaan kävisi mahdollisimman kivuttomasti, on otettava heti ensimmäisenä huomioon käytettävä laitteisto ja sen luotettavuus. Yrityksessä johon tätä selvitystyötä teen, on tärkeää että kokoukseen pääsee omalta työkoneelta sekä myös yhteisestä kokoushuoneesta. Seuraavaksi siis hyväksi havaittuja huomioita ja laitteita.
Laitteistot ylimmän kuvan ”videoneukkarissa”:
Tässä huoneessa halusin ensitöikseni päästä eroon katossa riippuvasta videotykistä johtuen sen huonosta kuvanlaadusta ja siitä tosiseikasta että kokoustajien täytyisi jatkuvasti katsoa yläviistoon. Videotykki näin pienessä huoneessa on huomattavasti helpompi korvata esimerkiksi kuvassa näkyvällä 55” tuumaisella Full-HD telkkarilla. Kyseinen telkkari on Samsungin 6-sarjalainen vuodelta 2009 ja mikäli olet etsimässä itsellesi suhteellisen halpaa, mutta erittäin hyvää televisiota, suosittelen ehdottomasti etsimään itsellesi kyseistä sarjaa olevan telkkarin. Itse hankin samanlaisen, mutta 46-tuumaisen kotikäyttöön viime kesäkuussa hintaan 899€ . Viimevuoden ja tämän vuoden mallin suurimmat erot taitaa olla lähinnä kehysten muotoilussa. Tämän vuoden mallia näyttäisi olevan nyt myynnissä hintaan 999€. Yleisesti ottaen TV:tä valitessa kannattaa ensisijaisesti harkita joko Sonyn tai Samsungin laitteita. Kuvan 55” tuumaisen TV:n ostohinta oli 1899 euroa (alkuperäinen hinta 2700 euroa).
(Vinkkinä: LE46B655 tarkoittaa Samsung 46-tuumainen, B = 2009 C= 2010, 6XX = 6-sarja, XX = kehysten väri)
Voisi helposti luulla että videoneuvottelulaitteiston tärkein ominaisuus olisi hyvä kuva ja videon laatu, mutta testauksien ja käyttäjäkokemusten myötä ääni meni huomattavasti kuvaa edelle tärkeysjärjestyksessä. Äänentoisto ja tallennus oli yksi haastavimmista kokonaisuuksista selättää. Hyvä kuulokemikrofoni hoitaa hommansa moitteetta, mutta on otettava huomioon myös käyttäjän tottumukset. Esimerkiksi parran tai tukan rapsuttaminen sekä muut normaalit vartalon eleet saattavat helposti tallentua myös kanssa kuulijoiden korviin. Fakta on myös se, että harvempi mielellään laittaa kuulokkeita päähän jos on aamulla käyttänyt yhtään enempää aikaa tukkansa laittamiseen. Suosittelenkin siis ehdottomasti hyvän kaiutinmikrofonin hankkimista, jotta videoneuvotteluista saa kaiken irti.
Kuvassa ClearOne Chat 150 kaiutinmikrofoni
Löysin pienen tutkinnan jälkeen paljon suosituksia koskien laitetta nimeltä ClearOne Chat 50 tai 150. Soitin laitetta maahantuovalle Electro Waves Oy:lle josta ystävällisesti lähetettiin molemmat mallit testausta varten. Jo laitteiden pikainen testaus paljasti eron tavallisiin kannettavien tietokoneiden ja web-kameroiden mikrofoneihin. Laite tallentaa tarkasti puhujan äänen suodattaen samalla muun taustahälinän. Hyvänä esimerkkinä tehokkuudesta kertoo se, että soitin nettiradiota samaan aikaan kun keskustelin Skypessä, eikä kanssapuhujalla ollut mitään hajuakaan musiikista vaikka välimatkaa kaiuttimen ja mikrofonin välillä on vain noin sentin verran. Toistettava äänikin on keskusteluihin aivan täydellinen. Ääni tulee pelkistettynä jolloin puhujan ääni on erittäin selkeä ilman sellaista ärsyttävän terävää säröä, juuri niin kuin sen pitääkin tulla puheluissa. Muussa käytössä laite toimii loistavasti yksinkertaisena tietokoneen kaiuttimena, sillä tasainen ääni mahdollistaa hyvin esimerkiksi musiikin kuuntelun ilman että basson pauke kuuluu viereiseen toimistoon. ClearOne Chat 50 malli on toiminnoiltaan riittävä omaan toimistohuoneeseen ja kokoushuonetta varten kannattaa ehdottomasti valita isompi Chat 150 malli jossa ääni tallennetaan kolmella mikrofonilla. Chat 50 malli maksaa noin 180 euroa ja isompi neuvotteluhuoneeseen tarkoitettu Chat 150 malli noin 400 euroa. Kovasta hinnastaan huolimatta ehkä parhaimpia sijoituksia joita voi toimistolleen hankkia, myös vaikka käyttäisikin pelkästään Skypeä.
Kuvassa ClearOne Chat 50 kaiutinmikrofoni
Kameroiden suhteen valinnanvaraa on erittäin paljon, mutta kokoonpanossa ollaan oltu tyytyväisiä aikaisemmin testattuun Microsoftin HD-5000 web-kameraan. Myös kannettavien tietokoneiden sisäänrakennetut web-kamerat välttävät aivan mainosti. Esimerkkinä käytetyssä kokoushuoneessa kuvan kanssa kuitenkin muodostuu ongelma, sillä kameran kuvaama kulma ei ole tarpeeksi laaja jotta kaikki pyödässä olijat saataisiin mahtumaan kuvaan. Yrityksistäni huolimatta en onnistunut löytämään sellaista ohjelmaa taikka ajuria joka mahdollistaisi kahden kameran liittämisen yhteen tietotokoneeseen, jolloin kuvat yhdistämällä saataisiin aikaan leveämpi kuva molemmilta puolilta pöytää. Markkinoilla on kyllä esimerkiksi 360 astetta ympärilleen kuvaavia neuvottelukameroita kuten Polycomin Roundtable (Entinen Microsoftin Roundtable), mutta usean tuhannen euron hinnasta johtuen sellainen ei ole kovinkaan monessa yrityksessä varteenotettava vaihtoehto.
Kuvassa hieno Microsoftin Arc näppäimistö joka kiertää helposti henkilöltä toiselle.
Itse videoneuvotteluohjelmistojen puolella testausta riitti melkein loputtomiin saakka. Tärkeimpiä ominaisuuksia on useimmiten helppokäyttöisyys, yleisimpien käyttöjärjestelmien tuki, luotettavuus, tietoturvallisuus ja tietenkin hinta. Työpaikallani varsinkin helppokäyttöisyys ja luotettavuus nostettiin korkeimmalle sijalle. Tärkeäksi laskettuja ominaisuuksia ohjelman sisällä on myös esimerkiksi virtuaalinen liitutaulu, tiedostojen jako, samanaikainen dokumenttien muokkaus ja tietokoneen näytön näkymän jakaminen.
Videoneuvotteluohjelmista varteenotettavimmat vaihtoehdot olivat Elisan Videoneuvottelu (Cisco WebEx), Microsoftin Office Live Meeting sekä Adoben Connect Pro. Elisan Videoneuvottelu olisi palveluna ja ominaisuuksiltaan melko hyvä, mutta jo niinkin pieni ongelma kuin puhuminen muodostui ylitsepääsemättömän vaikeaksi ongelmaksi. Aina kun halusin ilmaista itseäni puhumalla, jouduin painamaan ctrl-näppäimen pohjaan, kun taas toinen osapuoli luritteli minulle ilman minkäänlaista näppäimen painallusta. Yritin etsiä kyseiseen toimintoon vaikuttavaa valintaa asetuksista, mutta turhautumisen myötä tulin siihen tulokseen, että jos minä nörttinä en selviä näin yksinkertaisesta ongelmasta ilman tukipalveluun soittamista, en todellakaan voi pitää kyseistä järjestelmää helppokäyttöisenä ja hyvänä vaikka muuten ominaisuudet olivatkin kohdallaan. Office Live Meeting tyssäsi jo itse asiassa aikaisemmin. Kokeiluversion käyttöönoton alussa täytyi kirjautua jonnekin todella kummalliseen hallintapaneeliin netissä, jossa haluttujen asetusten jälkeen järjestelmä vaati kirjautumaan uudestaan sisään. Yritin ja yritin ja tiesin tarkalleen että tunnukset ovat täsmälleen oikein kirjoitettuna, mutta järjestelmä ei enää päästänyt minua sisälle. Ei siis tullut kesää Officen Live Meetingillekkään ajatellen sitä käyttäjäkuntaa joka kyseistä palvelua tulee käyttämään. Ainoa vaatimukset täysin täyttävä ja hyvän fiiliksen jättävä ohjelma oli Adoben Connect Pro jonka ehkä ainoana negatiivisena puolena voisi pitää parin tonnin vuotuisia maksuja. Kyseisessä ohjelmassa kaikki ongelmatilanteet saatiin ratkottua nopeasti ja systeemin helppokäyttöisyys yllätti monet. Myöskin ulkoasun ja työympäristöjen muokkaaminen esimerkiksi yrityksen logoin on ihan mukava ajatus. Adobe Connect Pro tuntuukin saavuttavan suosiotaan yritysten keskuudessa sekä yliopistomaailmassa. Suosittelen siis ehdottomasti kokeilemaan Connect Pron 30 päivän kokeilua ja mahdollisessa hankintatilanteessa kääntymään joko Humap Oy:n tai Ilona-IT:n puoleen joista teille varmasti mielellään demotaan hieman ohjelman käyttöä.
Lukijat, onko teidän yrityksessänne käytössä videoneuvotteluohjelmia tai pikaviestimiä ja minkälaisia käyttäjäkokemuksia teillä on niiden työkäytössä.